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Modalités de participation
COMMENT PARTICIPER
Les actionnaires peuvent prendre part à cette Assemblée Générale Ordinaire quel que soit le nombre
d’actions ou de parts dont ils sont propriétaires.
A. Formalités préalables à effectuer pour participer à l’Assemblée
Les actionnaires souhaitant participer à cette assemblée, s’y faire représenter ou voter par
correspondance, devront justifier de la propriété de leurs actions au deuxième jour ouvré précédant
l’Assemblée Générale, soit le 16 décembre 2025, zéro heure, heure de Paris, soit dans les comptes de
titres nominatifs tenus pour la Société par son mandataire, Société Générale, soit dans les comptes de
titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité :
• pour l’actionnaire nominatif par l’inscription de ses actions sur les registres de la Société ;
• pour l’actionnaire au porteur, en faisant parvenir à l’établissement financier centralisateur
de cette Assemblée Générale, Société Générale – Service Assemblées, 32, rue du Champ-deTir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03, une attestation constatant la propriété de ses titres,
délivrée par l’intermédiaire habilité teneur de ses comptes.
Seuls les actionnaires justifiant de cette qualité au 16 décembre 2025, zéro heure, heure de Paris, dans
les conditions prévues à l’article R. 22-10-28 du Code de commerce et rappelées ci-dessus, pourront
participer à cette assemblée.
B. Modes de participation à l’Assemblée
L’actionnaire a le droit de participer à l’Assemblée Générale :
• soit en y assistant personnellement;
• soit en votant par correspondance ou par Internet ;
• soit en se faisant représenter par toute personne physique ou morale de son choix, assistant
à l’Assemblée ;
• soit en se faisant représenter par le Président de l’Assemblée Générale.
Afin de faciliter leur participation à l’Assemblée, la Société offre à ses actionnaires la possibilité de
désigner ou révoquer un mandataire, ou de voter via la plateforme de vote sécurisée « Votaccess ».
1. Les actionnaires désirant assister personnellement à cette assemblée pourront demander une
carte d’admission de la façon suivante :
— pour l’actionnaire au nominatif : demander une carte d’admission soit par courrier postal à l’aide
de l’enveloppe prépayée jointe à la convocation qui lui sera adressée en utilisant le formulaire unique
de vote par correspondance ou par procuration, soit en se connectant à la plateforme de vote
sécurisée https://sharinbox.societegenerale.com/fr/ avec ses identifiants habituels, pour accéder au
site de vote (la carte d’admission sera alors mise à disposition de l’actionnaire, selon son choix, sous
format électronique imprimable ou par courrier postal), ou se présenter le jour de l’assemblée
directement au guichet spécialement prévu à cet effet muni d’une pièce d’identité. L’actionnaire au
nominatif inscrit depuis un mois au moins à la date de l’avis de convocation recevra la brochure de
convocation accompagnée d’un formulaire unique par courrier postal, sauf s’il a demandé à être
convoqué par voie électronique.
— pour l’actionnaire au porteur : il pourra soit se connecter avec ses identifiants habituels au portail
Internet de son Teneur de Compte Titres pour accéder à la plateforme de vote sécurisée Votaccess
puis suivra la procédure indiquée à l’écran pour imprimer sa carte d’admission, soit demander à
l’intermédiaire habilité qui assure la gestion de son compte titres, qu’une carte d’admission lui soit
adressée. Dans ce dernier cas, s’il n’a pas reçu sa carte d’admission, il devra demander à son teneur
de compte titres de lui délivrer une attestation de participation qui lui permettra de justifier de sa
qualité d’actionnaire au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée Générale, soit le 16 décembre
2025, zéro heure, heure de Paris, pour être admis à l’assemblée.
Il est rappelé que l’attestation de participation est un moyen exceptionnel de participation d’un
actionnaire, réservé aux cas de perte ou de non-réception de la carte d’admission. L’actionnaire n’est
pas exempté de l’obligation de retourner le formulaire de participation dûment complété. Ainsi, seules
les attestations de participation établies dans les règles définies par le Code du commerce, soit émises
au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée Générale, soit le 16 décembre 2025, zéro heure, heure
de Paris, seront acceptées le jour de l’AssembléeGgénérale.
Les actionnaires au porteur et au nominatif doivent être en mesure de justifier de leur identité pour
assister à l’Assemblée Générale.
Pour faciliter le déroulement de l’Assemblée Générale, il est recommandé aux actionnaires de se
présenter en avance par rapport à l’heure fixée pour le début de l’Assemblée Générale. Au-delà, leur
accès en salle avec possibilité de vote, ne pourra être garanti. En effet, afin d’assurer la bonne tenue
du vote, des contraintes horaires de participation au vote en séance seront appliquées. Ainsi,
l’émargement pourra être clos jusqu’à une heure avant la mise au vote des résolutions.
2. Les actionnaires n’assistant pas personnellement à cette assemblée et souhaitant voter par
correspondance ou par Internet, ou être représentés en donnant pouvoir au Président de l’Assemblée,
à leur conjoint ou à un autre actionnaire, ou à toute personne physique ou morale de leur choix dans
les conditions légales et réglementaires, notamment celles prévues à l’article L. 225-106-I et L. 22-10-
39 du Code de Commerce, pourront:
• pour l’actionnaire au nominatif :
o soit renvoyer le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration, qui lui
sera adressé avec la convocation, à l’aide de l’enveloppe prépayée, également jointe à la
convocation,
o soit voter par voie électronique, en se connectant, au site Internet
https://sharinbox.societegenerale.com/fr/;
• pour l’actionnaire au porteur :
o soit demander le formulaire, par lettre adressée à l’intermédiaire auprès duquel ses titres
sont inscrits, à compter de la date de convocation de l’Assemblée. Cette lettre devra être
parvenue au Service des Assemblées de Société Générale, au plus tard six (6) jours avant la
date de réunion de cette assemblée, soit, le 12 décembre 2025. Le formulaire unique de vote
par correspondance ou par procuration devra être renvoyé à l’intermédiaire financier qui se
chargera de le faire parvenir à Société Générale – Service Assemblées, 32, rue du Champ-deTir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03,
o soit voter par voie électronique, en se connectant, avec ses identifiants habituels au portail
Internet de son Teneur de Compte Titres pour accéder à la plateforme de vote sécurisée
Votaccess (selon les modalités décrites au point 4 ci-après) au plus tard le 17 décembre 2025
à 15 heures.
• Les votes par correspondance ne seront pris en compte qu’à condition de parvenir trois(3) jours
au moins avant la date de l’Assemblée, soit, le 15 décembre 2025, à Société Générale – Service
Assemblées, 32, rue du Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03. Il est précisé qu’aucun
formulaire reçu par la Société après cette date ne sera pris en compte.
• Il est rappelé que tout actionnaire souhaitant se faire représenter doit transmettre ses
instructions à l’émetteur ou son mandataire, le centralisateur Société Générale, à l’aide du
formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration en indiquant précisément ses
coordonnées complètes ainsi que celles de son mandataire (nom, prénom et adresse). En effet,
tout mandat doit avoir été préalablement enregistré afin d’être recevable, trois (3) jours au
moins avant la date de l’Assemblée, soit, le 15 décembre 2025 au plus tard.
Il est précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de mandataire, le
Président de l’Assemblée Générale émettra un vote selon les recommandations du conseil
d’administration.
3. La révocation du mandat s’effectue dans les mêmes conditions de forme que celles utilisées pour
sa désignation.
L’actionnaire peut révoquer son mandataire, étant précisé que la révocation devra être effectuée par
écrit et selon les modalités précisées ci-dessus. Pour désigner un nouveau mandataire après
révocation, l’actionnaire devra demander à Société Générale (s’il est actionnaire au nominatif) ou à
son intermédiaire habilité (s’il est actionnaire au porteur) de lui envoyer un nouveau formulaire de
vote par procuration, qu’il devra retourner, en y portant la mention « Changement de mandataire » à
Société Générale – Service Assemblées, 32, rue du Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 03,
trois (3) jours calendaires au moins avant la tenue de l’Assemblée générale, soit le 15 décembre 2025.
La notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut également être effectuée
par voie électronique, selon les modalités suivantes :
o pour les actionnaires au nominatif pur ou administré : en se connectant sur le site
Internet https://sharinbox.societegenerale.com/fr/ avec ses identifiants habituels et en
allant sur la page « Mes Opérations – Assemblée générale de Malteries Franco Belges»
puis enfin en cliquant sur le bouton « Désigner ou révoquer un mandat », sur laplateforme
de vote sécurisée Votaccess.
Si un actionnaire n’est plus en possession de son identifiant et/ou mot de passe, il peut
suivre les indications données à l’écran pour les obtenir ;
o pour les actionnaires au porteur : soit en se connectant sur le portail Internet de leur
teneur de compte titres pour accéder à la plateforme de vote sécurisée Votaccess si
l’intermédiaire y est connecté, soit par courriel, en envoyant un email à leur intermédiaire
financier. Ce courriel devra obligatoirement contenir les informations suivantes : nom de
la Société, nom, prénom, adresse, références bancaires du mandant, ainsi que les nom,
prénom et si possible adresse du mandataire. L’actionnaire devra obligatoirement
demander à son intermédiaire habilité d’envoyer une confirmation écrite à Société
Générale – Service Assemblées, 32, rue du Champ-de-Tir, CS 30812, 44308 Nantes Cedex
03.
Afin que les conclusions ou révocations de mandats notifiés par voie électronique puissent être
valablement prises en compte, les confirmations devront être réceptionnées au plus tard la veille de
l’Assemblée Générale, soit le 17 décembre 2025, à 15 heures (heure de Paris). »
4. Modalités du vote par Internet
L’actionnaire au nominatif se connectera au site Internet https://sharinbox.societegenerale.com/fr/
en utilisant son code d’accès, nécessaire pour l’activation de son compte Sharinbox By SG Markets.
L’actionnaire retrouvera sur la page d’accueil Sharinbox toutes les informations pour être
accompagné dans cette démarche. Si l’actionnaire a déjà activé son compte avec son adresse email
définie comme identifiant, son code d’accès n’est pas nécessaire et il utilise cette adresse email pour
se connecter.
Son mot de passe lui a été envoyé par courrier à l’ouverture de son compte nominatif chez Société
Générale ou ces derniers jours par courrier. Si cela n’est pas fait, l’actionnaire active son compte pour
bénéficier de la nouvelle version d’authentification. En cas de perte ou d’oubli de ce mot de passe, il
suit la démarche proposée en ligne sur sa page d’authentification.
L’actionnaire devra ensuite suivre les instructions dans son espace personnel en cliquant sur le bouton
« Répondre » de l’encart « Assemblées Générales » de la page d’accueil puis sur « Participer » pour
accéder au site de vote.
L’actionnaire au porteur se connectera, avec ses identifiants habituels au portail Internet de son Teneur
de Compte Titres pour accéder à la plateforme de vote sécurisée Votaccess et suivra la procédure
indiquée à l’écran.
Le vote par Internet sera ouvert du 3 décembre 2025 à 9 heures au 17 décembre 2025 à 15 heures
(heure de Paris). Afin d’éviter toute saturation éventuelle, il est recommandé aux actionnaires de ne
pas attendre la date ultime pour se connecter.
5. Changement de mode de participation
Conformément aux dispositions de l’article R. 22-10-28 du Code de commerce, lorsque l’actionnaire
aura déjà exprimé son vote par correspondance, demandé sa carte d’admission ou une attestation de
participation pour assister à l’Assemblée, il ne pourra plus choisir un autre mode de participation à
l’Assemblée. Ne seront pas admises à assister à l’Assemblée les personnes n’ayant pas justifié de leur
qualité d’actionnaire ou mandataire.
Un actionnaire ne peut assister en personne à l’Assemblée, y voter pour une partie de ses actions et,
simultanément, désigner un mandataire pour voter au titre du solde de ses actions ; un actionnaire qui
assiste personnellement à l’Assemblée ne peut utiliser d’autre technique de vote que de voter lui -
même pour l’intégralité de ses titres.
6. L’actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance ou envoyé un pouvoir peut à tout moment
céder tout ou partie de ses actions. Cependant, si le transfert de propriété intervient avant le
deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris, la Société invalidera ou
modifieraen conséquence, selon le cas, le vote exprimé à distance, ou le pouvoir.
À cette fin, l’intermédiaire habilité teneur de compte notifie la cession à la Société ou à son mandataire
et lui transmet les informations nécessaires.
Aucun transfert de propriété réalisé après le deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure,
heure de Paris, quel que soit le moyen utilisé, n’est notifié par l’intermédiaire habilité ou pris en
considération par la Société, nonobstant toute convention contraire.
C. – Demande d’inscription de points ou de projets de résolution
Les demandes d’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets de résolutions par les actionnaires
remplissant les conditions prévues par la réglementation, doivent parvenir, au siège social de la
Société, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie de télécommunication
électronique à l’adresse suivante relationsactionnaires@malteriesfrancobelges.com dans le délai de
vingt-cinq (25) jours avant la tenue de l’Assemblée Générale (soit le 23 novembre 2025), sans pouvoir
être envoyées plus de vingt (20) jours à compter de la publication du présent avis.
.
La demande d’inscription de projets de résolutions est accompagnée du texte des projets de résolutions
qui peuvent être assortis d’un bref exposé des motifs. La demande d’inscription d’un point à l’ordre du
jour est motivée.
En outre, l’examen par l’Assemblée des points ou des projets de résolutions déposés par les
actionnaires est subordonné à la transmission, par les auteurs, d’une nouvelle attestation justifiant de
l’inscription en compte des titres dans les mêmes conditions au deuxième jour ouvré précédant
l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris (soit au 16 décembre 2025, zéro heure, heure de Paris). Si le
projet de résolution porte sur la présentation d’un candidat au conseil d’administration, il doit être
accompagné des renseignements prévus au 5 de l’article R. 225 83 du Code de commerce.
Le texte des projets de résolutions présentés par les actionnaires de la Société ainsi que la liste des
points ajoutés à l’ordre du jour à la demande des actionnaires seront publiés sans délai sur le site
Internet de la Société. Pour chaque point inscrit à l’ordre du jour, la Société peut également publier un
commentaire du conseil d’administration.
D. – Questions écrites et consultation des documents mis à la disposition des actionnaires
Conformément à l’article R. 225-84 du Code de commerce, tout actionnaire peut poser des questions
écrites au Président Directeur Général à compter de la mise à disposition des documents aux
actionnaires. Ces questions doivent être adressées au siège social de la Société, par lettre
recommandée avec demande d’avis de réception ou par voie de télécommunication électronique à
l’adresse suivante : relationsactionnaires@malteriesfrancobelges.com. Les questions écrites doivent
être envoyées avant la fin du quatrième jour ouvré précédant la date de l’Assemblée Générale, soit le
12 décembre 2025. Elles doivent être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, tous les documents qui doivent
être tenus à la disposition des actionnaires dans le cadre des Assemblées Générales seront disponibles,
au siège social de la Société, dans les délais légaux, et, pour les documents prévus à l’article R. 22-10
23 du Code de commerce, sur le site Internet de la Société , à compter du vingt-et-unième jour
précédent l’Assemblée.
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